Datei einlesen, Regeln laufen lassen, auffällige Zeilen freigeben, buchen. Aus hunderten Abrechnungszeilen werden Betankungen am richtigen Fahrzeug — und die Zeilen, bei denen etwas nicht stimmt, fallen vorher auf.
Der Import bringt Parser für verbreitete Tankkartenanbieter mit und liest daneben generische CSV-, XML- und JSON-Dateien. Was aussteht, wird nicht geraten: Eine Zeile ohne eindeutiges Fahrzeug wird gehalten, nicht gebucht. Welche Auffälligkeiten überhaupt zum Anhalten führen, entscheidet ein Regelwerk mit denselben Schweregraden, die auch die Belegprüfung kennt.
Der Anbieter wird an der Datei selbst erkannt. Spaltennamen laufen über eine Alias-Tabelle, damit „Karten-Nr.“ und „Kartennummer“ dieselbe Spalte sind — statt eine echte Abrechnung an einer Pflichtspaltenprüfung scheitern zu lassen.
Für Dateien, die kein mitgelieferter Parser kennt, legen Sie eine Vorlage an: Ihre Spalten auf die Felder des Imports, einmal gepflegt und bei jedem weiteren Lauf wiederverwendet.
Über Kartennummer, Kennzeichen und Teilnummern der Karte. Mehrdeutig heißt nicht zugeordnet — geraten wird nie. Fahrer und Kostenstelle kommen aus der Datei, ersatzweise vom zugeordneten Fahrer oder vom Fahrzeug.
15 Regeln, je Regel auf Aus, Hinweis, Warnung oder Blocker gestellt — unter anderem nicht zugeordnetes Fahrzeug, unbekannte Karte, Kilometerstand-Rücksprung, unplausible Menge, Betankung außerhalb der Geschäftszeiten und doppelte Transaktion. Werksseitig hält nur die fehlende Fahrzeugzuordnung eine Zeile an.
Angehaltene Zeilen landen in einer eigenen Warteschlange und werden einzeln oder gesammelt freigegeben oder abgelehnt — jeweils mit Grund. Entschieden wird genau einmal; die auslösenden Regeltreffer werden mitprotokolliert, damit eine spätere Schwellenwertänderung den alten Fall nicht umschreibt.
Statt jede Datei von Hand hochzuladen, holt das System sie aus einem IMAP-Postfach oder von einem FTP-Konto ab — je Mandant, mit Testknopf, Fehleranzeige und Dateinamensfilter.
Jede Zeile trägt einen stabilen Schlüssel, sodass dieselbe Abrechnung zweimal eingelesen nicht zweimal bucht. Ein Lauf lässt sich abbrechen oder wiederholen, und ein Prüfpfad hält je Lauf fest, wer was wann entschieden hat.
Ladevorgänge werden in Kilowattstunden gebucht, nicht in Litern. Ausländische Tankungen tragen ihr Land, und der Steuersatz wird gegen den Satz geprüft, der an diesem Tag in diesem Land galt.
Dann legen Sie eine Import-Vorlage an und ordnen die Spalten Ihrer Datei einmalig den Feldern des Imports zu — für CSV, XML oder JSON. Weil die Software auf Ihrer Infrastruktur läuft, lässt sich zusätzlich ein anbieterspezifischer Parser im Rahmen eines Anpassungsprojekts ergänzen.
Der Import läuft zweistufig: erst ein Probelauf, der nur analysiert und die Regeln auswertet, dann die bewusste Übernahme. Gebucht werden nur Zeilen, die entweder unauffällig oder ausdrücklich freigegeben sind. Zeilen ohne eindeutige Zuordnung werden gehalten, nicht geraten.
Das ist ein eigenes Recht, getrennt vom Recht, einen Import zu buchen. Der Grund ist schlicht: Wer eine Schwelle verschiebt, ändert still, was jeder künftige Import durchlässt. Vor dem Speichern lässt sich eine geänderte Regel gegen einen bereits gelaufenen Import simulieren.
Aus gebuchten Zeilen entstehen ein Beleg und eine Betankung — mit Fahrzeug, Fahrer, Kostenstelle, Menge, Preis und Kraftstoffart. Der höchste importierte Kilometerstand wird zusätzlich als Kilometerstand am Fahrzeug fortgeschrieben, ein Rückwärtsstand still verworfen: Die Tankung bleibt gültig, nur ihr Kilometerwert ist unbrauchbar.
Eigene Tankanlagen, Betankungen, Tankkarten, Kraftstoffpreise und Budgets mit Verbrauchsanalyse.
Belege erfassen, regelbasiert prüfen, im Vier-Augen-Prinzip freigeben und revisionssicher exportieren.
Gesamtbetriebskosten über Kraftstoff, Wartung, Leasing, Bußgelder, Versicherung, Schäden, Belege und Geräte.
30 Minuten, ohne Verkaufsdruck: Wir zeigen das Modul im Zusammenspiel mit Ihrem Fuhrpark — On-Premise in Ihrem Rechenzentrum, DSGVO-konform, Made in Germany.