Vorlagen je Anlass
Für Buchungen, Genehmigungen, Erinnerungen und Meldungen jeweils eigene Texte statt einer Einheitsmail.
Kernplattform
E-Mail-Vorlagen & Versand
Buchungsbestätigungen, Genehmigungsanfragen, Fristerinnerungen: Jede Systemmail ist eine Vorlage, die Sie im Wortlaut, in der Anrede und im Layout selbst bestimmen — und jeder Versand ist danach nachvollziehbar.
BearbeitungBetreff und Inhalt
PlatzhalterJe Vorlagenart dokumentiert
VersandwegeSMTP · SendGrid
WarteschlangeMit Versuchen und Wiedervorlage
Systemmails, die nach Ihrem Haus klingen
Vorlagen arbeiten mit benannten Platzhaltern für Fahrzeug, Fahrer, Zeitraum oder Frist. Eine Vorschau zeigt vor dem Speichern, wie die Mail mit echten Werten aussieht. Versendet wird über Ihren eigenen Mailserver; wahlweise über SendGrid, wenn kein eigenes Relay zur Verfügung steht. Konfiguriert wird beides in der Anwendung — eine Konfigurationsdatei auf dem Server ist nicht nötig.
Funktionsumfang
Was das Modul konkret kann
Platzhalter mit Übersicht
Eine eigene Seite listet alle verfügbaren Platzhalter je Vorlagenart samt Bedeutung.
Live-Vorschau
Vor dem Speichern sehen, wie die fertige Mail beim Empfänger ankommt.
Zweisprachig
Die Oberfläche und die mitgelieferten Vorlagen liegen auf Deutsch und Englisch vor.
Eigener SMTP-Server
Versand über Ihre bestehende Mailinfrastruktur — STARTTLS, implizites TLS oder ein internes Relay ohne Anmeldung, passend zu Ihren SPF-, DKIM- und Archivierungsregeln.
SendGrid als Alternative
Wo kein eigenes Relay zur Verfügung steht, ist SendGrid als zweiter Versandweg wählbar. Aktiv ist immer genau ein Weg, und die Wahl ist eine Einstellung, keine Installationsentscheidung.
Versand-Warteschlange statt Blindflug
Jede ausgehende Mail steht mit Empfänger, Betreff, auslösender Quelle, Status und Zustellversuchen in einer Warteschlange. Wartende, fehlgeschlagene und in 24 Stunden gesendete Mails sind gezählt; Fehlgeschlagene lassen sich erneut einreihen.
Zustellversuche mit Grenze
Versandintervall, Anzahl der Mails je Durchlauf und die maximale Zahl der Zustellversuche sind konfigurierbar — eine unzustellbare Adresse blockiert damit nicht dauerhaft die Schlange.
Test-E-Mail vor dem Ernstfall
Die gespeicherte Konfiguration lässt sich mit einer Test-E-Mail prüfen, bevor die erste echte Erinnerung hinausgeht.
Benachrichtigungen im System
Parallel zur Mail gibt es Hinweise im Glockensymbol der Anwendung. Ist der Mailversand ganz abgeschaltet, bleiben Benachrichtigungen ausschließlich in der Anwendung — sie gehen nicht verloren.
Häufige Fragen
Ja. Die Vorlagen werden als HTML gepflegt, sodass Sie Kopf- und Fußzeile, Farben und Logo Ihres Hauses einsetzen können.
Nein. In der Voreinstellung läuft der Versand über den SMTP-Server, den Sie selbst hinterlegen — Ihre Empfängeradressen verlassen Ihre Infrastruktur nicht. Wer kein eigenes Relay hat, kann stattdessen SendGrid wählen; dann gehen die Mails bewusst über diesen Dienstleister. Über uns läuft in keinem der beiden Fälle etwas.
Aus der Versand-Warteschlange. Sie führt jede ausgehende Mail mit Empfänger, Betreff, auslösender Quelle, Status und Zahl der Zustellversuche sowie dem Zeitpunkt des nächsten Versuchs. Was endgültig gescheitert ist, steht dort als fehlgeschlagen und kann von Hand erneut eingereiht werden.
Vorlagen werden vor dem Speichern validiert, unbekannte Platzhalter werden gemeldet. Zusätzlich zeigt die Vorschau das Ergebnis, bevor die erste echte Mail rausgeht.
Passt zusammen mit
Dokumentenmanagement
Dokumente an Fahrzeuge, Fahrer, Belege, Schäden und Mandate anhängen, mandantenweit durchsuchen — auf Ihrem eigenen Speicher.
Buchungen & Disposition
Self-Service-Buchung aus zugewiesenen Pools, Genehmigungsworkflow und eine Plantafel für die tägliche Disposition.
Führerscheinkontrolle
Führerscheindaten, wiederkehrende Sichtkontrolle, Prüfwarteschlange und Buchungssperre bei fehlender Fahrerlaubnis.
Wartungsplanung
Wartungsvorlagen, Pläne nach Zeit oder Kilometern, Wartungshistorie und Erinnerungen.
Sehen Sie das Modul an Ihren eigenen Daten
30 Minuten, ohne Verkaufsdruck: Wir zeigen das Modul im Zusammenspiel mit Ihrem Fuhrpark — On-Premise in Ihrem Rechenzentrum, DSGVO-konform, Made in Germany.