Buchungsassistent für Fahrer
Zeitraum, Zweck, Fahrzeug oder Pool auswählen — mit Live-Verfügbarkeit und Kilometerstand bei Start und Rückgabe.
Kernplattform
Buchungen & Disposition
Ein Buchungsassistent führt Mitarbeitende durch Zeitraum, Zweck und Fahrzeugwahl — sichtbar ist nur, was der Fahrer aus seinen Pools auch fahren darf. Wer disponiert, arbeitet nicht in derselben Maske, sondern auf einer Plantafel über die ganze Flotte.
ZuweisungsstrategienLeastUtilized · LowestCost
PlantafelDrag-and-drop · Serien · Farben
SerienlängeBis 43 Termine
Benutzer & FahrerUnbegrenzt
Mitarbeiter buchen selbst. Die Disposition plant auf einer Tafel.
Das Buchungsmodul ersetzt Schlüsselkasten-Listen, Outlook-Kalender und Zuruf. Buchungen laufen einen vollständigen Statusverlauf durch, Genehmigungen sind optional pro Mandant zuschaltbar, und die Fahrzeugzuweisung kann das System übernehmen — nach ausgeglichener Auslastung oder nach niedrigsten Kosten. Für die Disposition gibt es dieselben Daten als Plantafel: eine Zeile je Fahrzeug, ein Balken je Termin, Verschieben per Maus.
Funktionsumfang
Was das Modul konkret kann
Genehmigungsworkflow
Pro Mandant zuschaltbar. Genehmigende sehen eine eigene Warteschlange mit Zähler in der Navigation; die Genehmigung eigener Buchungen ist systemseitig ausgeschlossen.
Automatische Fahrzeugzuweisung
Strategie „LeastUtilized“ verteilt Verschleiß gleichmäßig, „LowestCost“ minimiert die Kosten je Kilometer. Gleichzeitige Anfragen werden mit Wiederholungslogik konfliktfrei aufgelöst.
Fahrzeugpools & Fahrerzugang
Fahrzeuge nach Abteilung, Standort oder Typ bündeln. Fahrer sehen und buchen ausschließlich Pools, denen sie explizit zugewiesen sind.
Plantafel über die ganze Flotte
Eine Zeile je Fahrzeug, ein Balken je Termin: Lücken, Überschneidungen und Leerstand auf einen Blick. Zeitraster, Unterteilungen und die Beschränkung auf Arbeitszeiten stellt sich jede Disponentin selbst ein.
Verschieben per Maus statt Neuanlage
Eine Buchung wird auf ein anderes Fahrzeug oder einen anderen Zeitraum gezogen. Auf Wunsch fragt das System vor jedem Verschieben nach; Konflikte mit Fahrer, Fahrzeug oder Anhänger werden benannt statt stillschweigend erzeugt.
Gruppieren und ausblenden
Die Tafel gruppiert nach Pool, Marke, Modell oder Bauart. Was heute nicht interessiert, wird ausgeblendet — eine eigene Liste zeigt jederzeit, welche Fahrzeuge fehlen und warum: kein Pool, noch geplant, ausgemustert, in der Werkstatt.
Farbkategorien statt Notizen im Betreff
Eigene Farbkategorien je Mandant, dazu eine freie Farbe je Termin. Eine noch verwendete Kategorie wird stillgelegt statt gelöscht — bestehende Buchungen behalten ihre Farbe.
Serientermine, ganz oder gar nicht
Wiederkehrende Fahrten werden als Serie angelegt — bis zu 43 Termine, und nur dann, wenn jeder einzelne davon frei ist. Bearbeiten und Stornieren fragen, ob der einzelne Termin oder die ganze Serie gemeint ist.
Anhänger und Auflieger am Zug
Ein Anhänger bekommt einen eigenen Termin auf seiner eigenen Zeile, hängt aber am Haupttermin: Wird der Zug verschoben, wandert der Anhänger mit.
Auftragsdaten direkt am Termin
Betreff, Fahrtziel, Auftragsnummer, Kostenstelle, Projekt sowie Start- und End-Kilometer stehen im Buchungsdialog. Fehlt ein Fahrer, wird eine Kurz-Fahrerakte direkt aus dem Dialog angelegt.
Fahrzeug-Infos ohne Kontextwechsel
Zu jedem Fahrzeug zeigt die Tafel nächste HU, Kilometerstand, Leasing-Auslastung und Dispo-Auslastung des Monats — ohne die Fahrzeugakte zu öffnen.
Werkstatt- und Prüftermine als Sperrzeit
Termine ohne Reservierung — Werkstatt, HU, Sperrzeiten — erscheinen auf derselben Tafel, bleiben dort aber unveränderlich: Bearbeitet werden sie in der Fahrzeugakte, wo sie entstehen.
Fahrzeuganfragen ohne festes Fahrzeug
Mitarbeitende können Bedarf melden, ohne ein konkretes Fahrzeug zu kennen; die Disposition weist zu und bestätigt.
Eigene Regeln für das Fahrerportal
Sichtbare und verpflichtende Felder, Vorlauf- und Stornofristen, Buchungshorizont, ein Ladepuffer nach jeder E-Fahrzeug-Buchung, Mitfahrgelegenheiten und das Ausblenden überzogener Leasingfahrzeuge — alles je Mandant eingestellt, ohne Eingriff in den Code.
Ablauf
Buchungsstatus
- 01Erstellt
- 02Genehmigung ausstehend
- 03Bestätigt
- 04In Bearbeitung
- 05Abgeschlossen
Häufige Fragen
Ja. Der Genehmigungsschritt wird pro Mandant konfiguriert. Ohne Genehmigung ist eine Buchung sofort bestätigt; mit Genehmigung landet sie in der Warteschlange der berechtigten Rolle.
Mit dem Modul Führerscheinkontrolle ja. Fahrzeuge und Modelle tragen eine Führerscheinanforderung; bei der Buchung prüft das System die hinterlegten Führerscheinklassen des Fahrers und dessen Kontrollstatus.
Unbegrenzt viele. MobilityManager wird pro Fahrzeug lizenziert, nicht pro Benutzer — Fahrer, Genehmigende und Verwaltung kosten keine zusätzlichen Gebühren.
Nein. Plantafel und Buchungsassistent sind dasselbe Modul auf derselben Datenbasis — zwei Oberflächen für zwei Rollen. Wer disponiert, braucht das Recht, alle Buchungen zu sehen und zu verwalten; ein Fahrer sieht weiterhin nur seine eigenen.
Dafür gibt es eine eigene Liste. Sie nennt den Grund je Fahrzeug: keinem Pool zugeordnet, noch geplant, ausgemustert, in der Werkstatt, gestohlen, im Abverkauf — oder schlicht durch Ihre eigenen Tafel-Einstellungen ausgeblendet. Fahrzeuge außerhalb Ihrer Standort-Datensicht werden dabei nur gezählt, nicht namentlich genannt.
Passt zusammen mit
Führerscheinkontrolle
Führerscheindaten, wiederkehrende Sichtkontrolle, Prüfwarteschlange und Buchungssperre bei fehlender Fahrerlaubnis.
Fahrerakte
Fahrer als Stammsatz statt als Schatten eines Benutzerkontos — mit Nachweisen, Sperre und 360-Grad-Sicht.
Fahrer-Meldungen
Kilometerstand, Reifenwechsel, Schaden und Tankbeleg melden Fahrer selbst — die Verwaltung prüft nur noch.
Auswertungen & Berichte
Ein Auswertungs-Hub mit 34 Berichten, einer gemeinsamen Exportschicht und Kennzahlen je Fahrzeug.
Sehen Sie das Modul an Ihren eigenen Daten
30 Minuten, ohne Verkaufsdruck: Wir zeigen das Modul im Zusammenspiel mit Ihrem Fuhrpark — On-Premise in Ihrem Rechenzentrum, DSGVO-konform, Made in Germany.