Erfassung mit Positionen
Belege mit Einzelpositionen, Kostenstelle, Steuersatz und Beleg-Dokument als Anhang.
Finanzen & Analytik
Belegmanagement
Vom Entwurf über die Prüfung bis zur Zahlung: Jeder Beleg läuft durch ein konfigurierbares Regelwerk, das fehlende Kostenstellen, fehlende Steuersätze, Dubletten und unplausible Kilometerstände findet — bevor jemand freigibt.
RegelschweregradeAus · Hinweis · Warnung · Blocker
ÜbersteuerungNur mit Begründung
ErfassungswegeFormular · Fahrermeldung · CSV-Import
KorrekturUmbuchen · splitten · stornieren
Belege, die den Prüfer nicht nervös machen
Regeln haben Schweregrade: Ein Hinweis informiert, eine Warnung lässt sich mit begründeter Übersteuerung passieren, ein Blocker verhindert den nächsten Schritt. So bleibt die Prüfung streng, wo es nötig ist, und praktikabel, wo es nicht anders geht. Jede Übersteuerung wird mit Begründung protokolliert.
Funktionsumfang
Was das Modul konkret kann
Konfigurierbares Regelwerk
Dublettenerkennung, Kraftstoff-Abweichung, Kilometerplausibilität, fehlende Kostenstelle und fehlender Steuersatz — je Regel als Hinweis, Warnung, Blocker oder aus.
Prüfworkflow mit Warteschlange
Prüfung starten, genehmigen, Klärung anfordern, ablehnen oder als bezahlt markieren — mit Zähler offener Belege in der Navigation.
Vier-Augen-Prinzip
Trennung von Erfassung und Freigabe ist als Richtlinie hinterlegt und wird im Ablauf sichtbar durchgesetzt.
Kostenimport aus der Datei
Kostenlisten aus Buchhaltung oder Lieferant als CSV einlesen: Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, Zeilen einzeln oder gesammelt einem Fahrzeug zuweisen, nachvalidieren — und erst dann übernehmen. Die Freigabe eines Laufs ist ein eigenes Recht, getrennt vom Einlesen.
Korrigieren statt überschreiben
Finanzielle Korrekturen sind ein eigener, protokollierter Vorgang — der ursprüngliche Wert bleibt nachvollziehbar.
Löschen oder stornieren, nie beides
Ein Entwurf hat nie eine Kostenzahl beeinflusst und darf verschwinden — mit Prüfpfad-Eintrag vor dem Löschen. Ein genehmigter oder bezahlter Beleg bekommt stattdessen eine verknüpfte Gegenbuchung; beide Sätze fallen aus jeder Summe heraus, während der Prüfpfad beide behält.
Umbuchen und splitten
Ein Beleg lässt sich auf ein anderes Fahrzeug oder eine andere Kostenstelle umbuchen und in bis zu fünf Teile aufteilen. Der Nettoanteil wird proportional gerechnet, der Rundungsrest auf den letzten Teil geschoben — die Teile ergeben zum Cent wieder die Ausgangssumme.
Gemeinkosten und Reisekosten
Fuhrparkweite Kosten ohne Fahrzeug sind als Gemeinkosten gekennzeichnet und damit unterscheidbar von „noch nicht zugeordnet“. Reisekosten laufen als eigene Erfassung: dienstliche und private Kilometer getrennt, Kilometersatz, Verpflegungs- und Übernachtungspauschale, mit CSV-Export.
Exporte und Prüfpfad
Exportaufträge mit Verlauf und Download sowie eine Compliance-Ansicht mit vollständigem Audit-Trail.
Ablauf
Belegstatus
- 01Entwurf
- 02Eingereicht
- 03In Prüfung
- 04Klärung erforderlich
- 05Genehmigt
- 06Bezahlt
Häufige Fragen
Ja. Jede Regel wird pro Mandant auf Aus, Hinweis, Warnung oder Blocker gestellt. Kostenstellen- und Steuersatzpflicht sind damit Konfiguration und nicht fest verdrahtet.
Der Freigabemodus ist pro Mandant konfigurierbar. In der schlanken Variante geht ein Beleg ohne separate Prüfstufe direkt in den Zahlstatus; die Protokollierung bleibt in beiden Varianten identisch.
Ja, die Dublettenerkennung ist eine der mitgelieferten Regeln. Wie streng sie greift — Hinweis, Warnung oder Blocker — entscheiden Sie in der Konfiguration.
Dafür gibt es den Kostenimport. Sie laden die Datei hoch, ordnen die Spalten zu und bekommen einen Lauf mit Vorschau: Welche Zeilen sind einem Fahrzeug zuzuordnen, welche nicht, welche verstoßen gegen eine Prüfregel. Zeilen lassen sich einzeln oder gesammelt zuweisen und ausschließen; erst die Freigabe des Laufs erzeugt Belege. Ein Lauf kann komplett zurückgenommen werden, und jede Zeile weiß, aus welchem Lauf sie stammt.
Ja, über das Splitten in bis zu fünf Teile. Der Nettoanteil wird proportional gerechnet und der Rundungsrest auf den letzten Teil geschoben, sodass die Teile zum Cent wieder die Ausgangssumme ergeben; die ursprüngliche Positionsaufstellung wandert vorher vollständig in den Prüfpfad. Ein Beleg, der schlicht am falschen Fahrzeug hängt, wird stattdessen umgebucht.
Passt zusammen mit
Flottenkosten-Cockpit
Gesamtbetriebskosten über Kraftstoff, Wartung, Leasing, Bußgelder, Versicherung, Schäden, Belege und Geräte.
Tankkarten-Import
Abrechnungsdateien einlesen, regelbasiert prüfen, auffällige Zeilen freigeben und erst dann buchen.
Dokumentenmanagement
Dokumente an Fahrzeuge, Fahrer, Belege, Schäden und Mandate anhängen, mandantenweit durchsuchen — auf Ihrem eigenen Speicher.
Fahrer-Meldungen
Kilometerstand, Reifenwechsel, Schaden und Tankbeleg melden Fahrer selbst — die Verwaltung prüft nur noch.
Sehen Sie das Modul an Ihren eigenen Daten
30 Minuten, ohne Verkaufsdruck: Wir zeigen das Modul im Zusammenspiel mit Ihrem Fuhrpark — On-Premise in Ihrem Rechenzentrum, DSGVO-konform, Made in Germany.