Nummer 14.1 der VwV Kfz endet mit einem Satz, an dem die meisten Fuhrparksysteme vorbeigehen: „Das Fahrtenbuch ist monatlich abzuschließen.“ Auf Papier ist das ein Strich unter der letzten Zeile. Im MobilityManager ist es eine Sperre, die hält — für jede Fahrt, jede Korrektur und jeden Zugang.
Zuerst die Frage, die im Raum steht: Die Vorschrift verlangt kein Papier. Nummer 14.1 lässt das Fahrtenbuch ausdrücklich „in geeigneter Weise in Papierform … oder elektronisch“ führen — ordnungsgemäß und manipulationssicher. Nummer 14.3.7 zieht die Grenze: Aus einem elektronischen Fahrtenbuch müssen sich dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen wie aus einem manuell geführten.
„Die Eintragungen sind bei Fahrtantritt oder -ende vorzunehmen. Das Fahrtenbuch ist monatlich abzuschließen.“
„Fahrtenbücher … sind der Dienststelle bis zum Zehnten des folgenden Monats zur Prüfung … vorzulegen. Die Fahrtenbücher sind grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren.“
Vier Schritte, die dem Papierweg folgen — einschließlich des Wegs zurück, den eine zulässige Berichtigung braucht.
Fahrten werden erfasst wie bisher — von der Fahrerin selbst oder als Entwurf aus einer abgeschlossenen Poolbuchung, den sie vervollständigt und bestätigt. Ein laufender Monat lässt sich nicht abschließen: Unter eine Seite, die noch beschrieben wird, gehört kein Strich.
Die Übersicht zeigt je Fahrzeug, was der Monat enthält: Einträge, Kilometer, nicht belegte Kilometer, offene Hinweise und noch unbestätigte Entwürfe. Das ist die Arbeitsliste bis zum Vorlagetag.
Ein Klick je Fahrzeug — oder einer für den ganzen Fuhrpark. Vor dem Abschluss steht schwarz auf weiß, was versiegelt wird und was noch offen ist. Danach nimmt der Monat nichts mehr auf.
Der Monat wird mit Begründung wieder geöffnet, die Berichtigung nach Nummer 14.3.6 erfasst und erneut abgeschlossen. Beide Abschlüsse und die Wiederöffnung bleiben mit Person, Zeitpunkt und Grund im Verlauf — sichtbar für jede spätere Prüfung.
Für jede Anforderung aus Nummer 14 die konkrete Stelle im Produkt — und dort, wo wir sie nur teilweise abdecken, steht das ausdrücklich dabei.
Datum, Zweck der Fahrt, Fahrtstrecke mit Anfangs- und Endpunkt, Name der Fahrerin oder des Fahrers sowie Kilometerstand bei Beginn und Ende jeder Fahrt.
Pflichtfelder des Eintrags. Bei dienstlichen Fahrten sind Ziel, Zweck und aufgesuchter Geschäftspartner erzwungen — ein Eintrag ohne sie lässt sich nicht abschließen. Anfangs- und Endpunkt werden als Reiseroute im Freitext erfasst, nicht als strukturierte Adressfelder.
Zusätzlich Abfahrts- und Ankunftszeiten zum Zwecke der ordnungsgemäßen Fuhrparkverwaltung und zum Stundennachweis.
Jede Fahrt trägt Beginn und Ende mit Uhrzeit. Unfälle, Schäden und Verbrauchsdaten führen wir bewusst nicht im Fahrtenbucheintrag, sondern in den Modulen Schadenmanagement und Tankmanagement — dort gehören sie fachlich hin und sind dem Fahrzeug ebenso zugeordnet.
„Das Fahrtenbuch ist monatlich abzuschließen.“
Der Monatsabschluss je Fahrzeug. Ein abgeschlossener Monat weist jede weitere Fahrt und jede Korrektur ab — aus der Fahrer-App, aus dem Backoffice und aus einer bestätigten Poolbuchung gleichermaßen.
Nutzen mehrere Fahrzeugführerinnen oder Fahrzeugführer ein Dienstkraftfahrzeug, müssen die Eintragungen zuordenbar sein.
Jeder Eintrag trägt seine Fahrerin oder seinen Fahrer, unabhängig davon, wie viele Personen dasselbe Fahrzeug bewegen. Jede Person sieht zusätzlich ihre eigenen Fahrten über alle Fahrzeuge hinweg.
Die Angaben sind zeitnah und in geschlossener Form zu führen.
Neben der Fahrt wird der Erfassungszeitpunkt mitgeschrieben; liegt er mehr als sieben Tage nach Fahrtende, markiert das System den Eintrag sichtbar. Die geschlossene Form ergibt sich aus einer lückenlosen fortlaufenden Nummerierung je Fahrzeug und einer Kilometer-Lückenprüfung, die fehlende Strecken exakt beziffert.
Eintragungen dürfen berichtigt werden, wenn die Berichtigung als solche gekennzeichnet und erkennbar ist.
Ein abgeschlossener Eintrag wird nie überschrieben. Eine Berichtigung entsteht als eigener Eintrag mit Pflicht-Begründung und Feld-für-Feld-Nachweis; das Original bleibt in Listen, Berichten und Exporten sichtbar und ist als korrigiert gekennzeichnet.
Ein elektronisches Fahrtenbuch darf nur geführt werden, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen wie aus einem manuell geführten. Beim Ausdrucken müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert sein.
Beides. Ausgeschlossen: Es gibt keine Funktion, die einen abgeschlossenen Eintrag ändert oder löscht — auch nicht für Administratoren. Dokumentiert: Jeder Eintrag ist per SHA-256 mit seinem Vorgänger verkettet, jeder Monatsabschluss zusätzlich mit dem Vormonat. Ein Eingriff an der Datenbank vorbei macht die Kette nachweisbar ungültig.
Vorlage bei der Dienststelle bis zum Zehnten des folgenden Monats zur Prüfung.
Die Übersicht zeigt je Monat, was noch abzuschließen ist, und markiert Überfälliges anhand des von Ihnen gesetzten Vorlagetags. Der Abschluss selbst steht im PDF- und Excel-Export des Fahrtenbuchs: wer wann über wie viele Einträge und welche Kilometer abgeschlossen hat.
Stichprobenhafte Einsicht der Fahrtenbücher auf formale Ordnungsmäßigkeit durch die Dienststellenleitung.
Die Prüfliste zeigt genau die Einträge, an denen eine Stichprobe hängen bleibt: Kilometerlücken mit exakter Differenz, Zeitüberschneidungen, verspätet erfasste Fahrten, fehlende Pflichtangaben. Ein Befund lässt sich mit Begründung als geprüft und akzeptiert kennzeichnen — er verschwindet dabei nicht, er gilt nur nicht mehr als offen.
„Löschen ist deaktiviert“ ist eine Aussage über die Oberfläche. Eine Prüfung fragt aber nach den Daten: Wer garantiert, dass an der Anwendung vorbei nichts verändert wurde?
Deshalb trägt jeder abgeschlossene Eintrag eine Prüfsumme über seine eigenen Angaben und die des Vorgängers. Der Monatsabschluss legt darüber eine zweite Ebene: Er versiegelt, was der Monat enthielt, zusammen mit allen Eintragsprüfsummen dieses Monats und dem Siegel des Vormonats.
Wird eine Zeile im Nachhinein eingefügt, entfernt oder geändert, passt die Kette nicht mehr — und die Prüfung nennt Ihnen den Eintrag und den Monat. Das ist der Unterschied zwischen „wir ändern nichts“ und „eine Änderung wäre sichtbar“.
Ein bewusst unbequemes Detail: Wird ein früherer Monat wieder geöffnet und erneut abgeschlossen, gelten alle später gesetzten Siegel als entwertet und die Prüfung meldet sie. Das ist kein Fehler. Diese Monate wurden über einen Stand abgezeichnet, der sich seitdem geändert hat.
Compliance-Versprechen sind schnell geschrieben. Diese vier Punkte finden Sie in einer Prüfung ohnehin — deshalb stehen sie hier.
Nummer 14.6 verlangt grundsätzlich sechs Jahre Aufbewahrung (§ 147 Absatz 3 der Abgabenordnung bleibt unberührt). Das System löscht nichts von selbst, setzt die Frist aber auch nicht durch und erinnert nicht an ihr Ende.
Die Übersicht markiert einen Monat als überfällig, sobald der Vorlagetag verstrichen ist. Eine E-Mail an die verantwortliche Stelle verschickt das System dafür heute nicht.
Nummer 14.3.5 erlaubt Abkürzungen und standardisierte Formulierungen, verlangt dafür aber ein erläuterndes Verzeichnis. Ein solcher Katalog — wie ihn Anlage 6b vorschlägt — ist nicht Teil des Moduls; die Eintragungen erfolgen im Klartext.
Nummer 14.2 verlangt für Berufskraftfahrerinnen und Berufskraftfahrer, die regelmäßig verschiedene Dienstkraftfahrzeuge führen, zusätzlich ein persönliches Fahrtenbuch zum Stundennachweis. Die eigene Fahrtenliste je Person deckt die Zuordnung ab, ersetzt aber keinen Stundennachweis.
Diese Seite beschreibt Produktverhalten, keine Rechtsberatung. Ob Ihr Fahrtenbuch den Anforderungen im Einzelfall genügt, bewerten Ihre Dienststelle und die zuständige Rechnungsprüfung.
Die Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums für den Kraftfahrzeugbetrieb des Landes gilt für die unmittelbare Landesverwaltung Baden-Württembergs einschließlich der Landesbetriebe nach § 26 LHO sowie für nichtrechtsfähige Anstalten des öffentlichen Rechts. Andere Länder und der Bund regeln den Betrieb ihrer Dienstkraftfahrzeuge in eigenen Verwaltungsvorschriften. Der Monatsabschluss im MobilityManager ist nicht auf Baden-Württemberg zugeschnitten: Er arbeitet je Fahrzeug und Kalendermonat und lässt sich damit auf jede vergleichbare Regelung anwenden.
Sie wird abgewiesen — mit einer Meldung, die den betroffenen Monat und den Weg nennt. Der Weg ist derselbe wie auf Papier: Der Monat wird mit Begründung wieder geöffnet, der Eintrag erfasst und der Monat erneut abgeschlossen. Die Wiederöffnung bleibt dauerhaft im Verlauf, damit später nachvollziehbar ist, dass und warum die Seite noch einmal aufgeschlagen wurde.
Nicht still. Das Wiederöffnen ist eine eigene Berechtigung, verlangt zwingend eine Begründung und wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten. Auch das Ausschalten der Funktion hilft nicht: Der Schalter entscheidet nur, ob künftig abgeschlossen werden darf — bereits versiegelte Monate bleiben versiegelt. Und ein Eingriff direkt an der Datenbank vorbei bricht das Monatssiegel, das sich per Knopfdruck prüfen lässt.
Eine Prüfsumme über das, was der Monat enthielt: Anzahl der Einträge, Kilometer, Kilometerstand am Anfang und Ende, offene Hinweise und unbestätigte Entwürfe — zusammen mit den Prüfsummen aller Einträge dieses Monats und dem Siegel des Vormonats. Wird nachträglich ein Eintrag eingefügt, entfernt oder verändert, passt das Siegel nicht mehr, und die Integritätsprüfung nennt den betroffenen Monat.
Nein, bewusst nicht. Ein Entwurf gehört einer Fahrerin oder einem Fahrer; wer die Organisation verlassen hat, bestätigt ihn nie mehr — die monatliche Pflicht einer Dienststelle darf daran nicht scheitern. Die Zahlen werden stattdessen in den Abschluss geschrieben und stehen vor dem Klick im Bestätigungsdialog. Ein Monat, der über drei unbestätigte Fahrten hinweg abgeschlossen wurde, sagt das später auch.
Nein. Er ist optional und standardmäßig ausgeschaltet. Ein Unternehmen, das ein Fahrtenbuch nur zur Ermittlung des geldwerten Vorteils nach § 8 Absatz 2 EStG führt, hat keine monatliche Abschlusspflicht und würde den Zwang als Hindernis erleben. Eingeschaltet wird er dort, wo eine Verwaltungsvorschrift ihn verlangt.
30 Minuten, am laufenden System, mit Ihren Fragen zur Verwaltungsvorschrift — kein Verkaufsdruck, keine Folien.